IMPLEMENTASI TEKNOLOGI INFORMASI UNTUK KEUNGGULAN KOMPETITIF DALAM OPERASIONAL PERUSAHAAN PADA ERA GLOBALISASI

IMPLEMENTASI TEKNOLOGI INFORMASI UNTUK KEUNGGULAN KOMPETITIF DALAM OPERASIONAL PERUSAHAAN PADA ERA GLOBALISASI 

Tidak dapat disangkal bahwa salah satu penyebab utama terjadinya era globalisasi yang datangnya lebih cepat dari dugaan semua pihak adalah karena perkembangan pesat teknologi informasi. Implementasi internet, electronic commerce, electronic data interchange, virtual office, telemedicine, intranet, dan lain sebagainya telah menerobos batas-batas fisik antar negara. Penggabungan antara teknologi komputer dengan telekomunikasi telah menghasilkan suatu revolusi di bidang sistem informasi. Data atau informasi yang pada jaman dahulu harus memakan waktu berhari-hari untuk diolah sebelum dikirimkan ke sisi lain di dunia, saat ini dapat dilakukan dalam hitungan detik.Tidak berlebihan jika salah satu pakar IBM menganalogikannya dengan perkembangan otomotif sebagai berikut: “seandainya dunia otomotif mengalami kemajuan sepesat teknologi informasi, saat ini telah dapat diproduksi sebuah mobil berbahan bakar solar, yang dapat dipacu hingga kecepatan maximum 10,000 km/jam, dengan harga beli hanya sekitar 1 dolar Amerika !”. Secara mikro, ada hal cukup menarik untuk dipelajari, yaitu bagaimana evolusi perkembangan teknologi informasi yang ada secara signifikan mempengaruhi persaingan antara perusahaan-perusahaan di dunia, khususnya yang bergerak di bidang jasa. Secara garis besar, ada empat periode atau era perkembangan sistem informasi, yang dimulai dari pertama kali diketemukannya komputer hingga saat ini. Keempat era tersebut (Cash et.al., 1992) terjadi tidak hanya karena dipicu oleh perkembangan teknologi komputer yang sedemikian pesat, namun didukung pula oleh teori-teori baru mengenai manajemen perusahaan modern. Ahli-ahli manajemen dan organisasi seperti Peter Drucker, Michael Hammer, Porter, sangat mewarnai pandangan manajemen terhadap teknologi informasi di era modern. Oleh karena itu dapat dimengerti, bahwa masih banyak perusahaan terutama di negara berkembang (dunia ketiga), yang masih sulit mengadaptasikan teori-teori baru mengenai manajemen, organisasi, maupun teknologi informasi karena masih melekatnya faktor-faktor budaya lokal atau setempat yang mempengaruhi behavior sumber daya manusianya. Sehingga tidaklah heran jika masih sering ditemui perusahaan dengan peralatan komputer yang tercanggih, namun masih dipergunakan sebagai alat-alat administratif yang notabene merupakan era penggunaan komputer pertama di dunia pada awal tahun 1960-an.

Konsep Manajemen Informasi dalam perusahaan

Ilmu manajemen merupakan suatu kumpulan pengetahuan yang disistemisasi, dikumpulkan dan diterima kebenarannya. Hal ini dibuktikan dengan adanya metode ilmiah yang dapat digunakan dalam setiap penyelesaian masalah dalam manajemen. Namun selain itu, beberapa ahli seperti Follet menganggap manajemen adalah sebuah seni. Hal ini disebabkan oleh kepemimpinan memerlukan kharisma, stabilitas emosi, kewibawaan, kejujuran, kemampuan menjalin hubungan antaramanusia yang semuanya itu banyak ditentukan oleh bakat seseorang dan sulit dipelajari.

Bagi banyak orang, kantor merupakan tempat korespondensi, persiapan formulir dan laporan, penyimpanan data, dan berkas oleh juru ketik, sekretaris, arsiparis, petugas pemberkasan, operator mesin, supervisor dan manajer. Kenyataan nota yang disiapkan; catatan dan rekaman; lemari berkas yang berisi salinan arsip. Kantor ini ada wujudnya, tapi bagi mahasiswa manajemen perkantoran administratif, ini merupakan gambaran umum sebuah kantor.

Berbeda dengan kantor dulu, dunia kantor sekarang terus berkembang. Latarnya lebih luas, tergantung pada sistem mesin elektronik yang mempengaruhi organisasi. Dunia kantor baru, tidak menekankan pada data atau formulir, tapi pada informasi. Bukan pada mesin, tapi pada sistem dimana mesin dan pegawai berfungsi.

Manajemen kantor administratif, mirip dengan manajemen informasi, menjadi bidang kerja dinamis yang terdiri dari sistem administrasi, proses data, reprografis, proses kata, manajemen data, telekomunikasi dan mikrografis. Perubahan yang membawa pandangan baru dunia kantor memberi spesialisasi untuk banyak pekerja dan perlunya manajer kantor administrasi yang memiliki pengetahuan yang luas.

Konsep keunggulan kompetitif dalam operasional perusahaan

Keunggulan kompetitif perusahaan dapat dibangun di atas salah satu dari tiga disiplin nilai. Pertama, operasional prima (operational excellence). Perusahaan yang menggunakan strategi ini berupaya mencapai biaya paling efisien pada setiap proses bisnis yang menghasilkan kualitas jasa dan barang sesuai harapan pelanggan. Kedua, keakraban dengan pelanggan (customer intimacy). Perusahaan yang menggunakan strategi ini mempertahankan bisnis dengan menunjukkan pemahaman luar biasa pada kebutuhan dan harapan pelanggan melebihi rata-rata kompetitor. Ketiga, produk atau layanan yang senantiasa inovatif dan terdepan (product leadership).

Perusahaan yang menggunakan strategi ini membangun keunggulan kompetitif dengan terus-menerus menciptakan produk atau layanan yang paling canggih, paling baik, paling inovatif.
Manajemen puncak, manajer madya dan karyawan perlu memahami implikasi setiap strategi. Perbedaan tema strategi membutuhkan seperangkat indikator keberhasilan (key performance indicator – KPI) yang berbeda pula. Menjalankan bisnis seperrti biasa, akan mendapatkan hasil yang biasa-biasa. Menjalankan bisnis dengan luar biasa, dengan disiplin eksekusi strategi, akan memberikan hasil yang lebih baik.

Pada perusahaan dengan orientasi operasional prima (operational excellence), pekerjaan rumah manajemen ialah memastikan seluruh karyawan untuk selalu berpikir mengenai efektifitas biaya. Apakah ada item biaya yang dapat dikurangi. Di mana terjadi pemborosan biaya. Bagaimana bila biaya dikalkulasi berdasarkan aktifitas (activity based costing). Pemicu biaya (cost driver) mana yang perlu distudi. Mana aktifitas yang tidak memberi nilai tambah. Aktifitas berbiaya (cost activities) mana yang perlu dihilangkan. Mana item biaya yang paling besar. Apakah ada kemungkinan aktifitas dikerjakan bersama-sama sehinga total biaya lebih murah (shared services, shared activities), dan seterusnya.   HP secara disiplin menggunakan mainstream strategi ini. Maka kita melihat betapa harga printer dan PDA mereka meluncur turun untuk merangsek pasar.

Pada perusahaan dengan orientasi keakraban pelanggan (customer intimacy)maka harus dipastikan semua karyawan memahami dengan benar arti penting pelanggan. Siapakah pelanggan. Bagaimana perilaku pelanggan yang dihadapi. Hal-hal apa yang paling disukai pelanggan. Apa yang membuat pelangan tidak puas dan lari. Bagaimana menciptakan customer delight. Bagaimana membuat pelanggan loyal. Bagaimana meningkatkan wallet share pelanggan. Bagaimana memaksimalkan profitabiltas pelanggan, dan seterusnya. Microsoft meluncurkan Windows XP berbahasa Indonesia.

Strategic Uses of Information Technology  

Perkembangan terbaru dalam technology informasi telah mengubah cara organisasi menjalankan bisnis.saat ini,perusahaan biaya mencatat keintiman dengan memanfaatkan internet dan mengambil keuntungan model bisnis baru seperti pelelangan dan perdagangan distribusi,namun banyak pimpinan senior tidak memiliki alat untuk menilai dan mengkomunikasikan dampak bisnis teknologi informasi yang dapat membawa organisasi mereka.

Dalam program ini CIO,CTO, dan manajer umum senior belajar untuk mengidentifikasi,menilai,dan mengkomunikasikan keunggulan kompetitif strategy yg di mungkinkan oleh technology informasi.

Membangun Customer Focused Bisnis

Inilah kondisi ril yang terjadi saat ini. Suatu tantangan besar yang harus dihadapi oleh produsen atau pihak pabrikan tak terkecuali yang bergerak di bisnis layanan atau jasa. Customer focused menjadi kata kunci yang sangat krusial.

Customer focused tidak hanya diperhatikan pada saat penjualan atau sampai tahap pemakaian produk oleh konsumen. Pola pikir Customer focused perlu dibagun sejak dari proses awal. Mulai dari perencanaan dan perancangan produk baru, suara konsumen (voice of customer) harus dianalisa dengan baik.

Value seharusnya dibangun berdasarkan perspektif kebutuhan pelanggan. Sudah banyak contoh perusahaan atau unit bisnis yang di waktu lampau sangat besar dan perkasa, kini tinggal nama akibat ditinggalkan customer.

Kualitas produk yang rendah, layanan customer service yang lambat dan bertele-tele, barang yang tidak tersedia ketika konsumen ingin membeli, produk yang tidak nyaman, buku panduan (owners manual) yang kurang jelas dan membingungkan, fitur yang tidak sesuai dengan spesifikasi teknis, harga yang tidak kompetitif, pelayanan yang terlalu lama dan kurang ramah, pemakaian dan penyetelan (setting) produk yang sulit dan membingungkan, serta sejumlah “nilai minus” lainnya merupakan hal dan kondisi yang tidak diinginkan konsumen.

Customer focused juga berarti memberikan yang terbaik bagi konsumen dan menjadikannya puas akan sejumlah rupiah yang dikeluarkan. Value yang didapatkan konsumen harus lebih besar dari harga (price) yang mereka bayarkan.

Value Chain & Strategic Informastion System  

Untuk lebih memahami kegiatan melalui suatu perusahaan yang mengembangkan keunggulan kompetitif dan menciptakan nilai pemegang saham berguna untuk memisahkan system bisnis  menjadi serangkaian kegiatan yang menghasilkan nilai di sebut sebagai value chain.

1985 dalam buku  competitive advantage,Michael porter memperkenalkan model value chain generic yang umunya untuk berbagai perusahaan.

Re-engineering Bussiness Process  

Dalam ilmu computer dan manajemen suatu pendekatan yang bertujuan perbaikan dengan cara menaikan efisiensi dan efektivitas dari proses bisnis yang ada di dalam dan seluruh organiasi. Kunci untuk bagi organisasi untuk melihat proses bisnis mereka dari yang bersih persepektif dan menentukan bagaimana mereka dapat membuat proses ini yang terbaik untuk meningkatkan cara mereka menjalankan bisnis.

Menciptakan Virtual Company  

• Membantu Untuk membangun sebuah Virtual Company, ada  beberapa komponen yang dapat digunakan [11] , diantaranya :
• Email
• Hampir semua company menggunakan email dalam proses komunikasi, kapanpun dan dimanapun.
• Sistem yang otomatis dan mudah digunakan
• Menggunakan suatu apikasi sistem informasi yang bekerja secara otomatis untuk menggantikan pegawai  secara langsung, dengan demikian waktu yang digunakan lebih efisien.
• Digital company
• Membuat elektronik company secara on-line.dengan system online , pegawai dapat bekerja kapanpun dan dimanapun.
• Monitoring
• Mempermudah memonitor apikasi situs web
• Infrastruktur
• Sarana infrastruktur akan dibutuhkan untuk menjalankan konsep sebuah VC.
• Motivasi
• Memotivasai user agar on-line user-friendly

 Membangun Knowledge Creating Company

Setelah analisis yang luas, penulis mengidentifikasi hal-hal yang kunci enam perusahaan harus lakukan untuk membuat dan mendukung pengembangan pengetahuan dan penyebaran:

• Upaya inovasi langsung oleh eksekutif memiliki define bidang pengetahuan.
• Mendorong otonomi individu untuk memberikan ruang bagi pengembangan pengetahuan
• Konstan mempertahankan rasa urgensi untuk menghindarkan atau menghilangkan kebiasaaan tertanam
• Memastikan informasi umpan balik
• Melibatkan sebanyak mungkin dalam proses berfikir
• Menerapkan menengah-atas-bawah manajemen,yang melihat manajer menengah sebagai posisi terbaik untuk membentuk sintesis yang realistis eksekutif ,aspirasi dan oprasional..

 

Motivasi Untuk Bekerja

Perilaku manusia sebenarnya hanyalah cerminan yang paling sederhana, motivasi dasar mereka. Pembahasan dalam bab ini dimulai dengan pembicaraan pengertian motivasi menurut dua pendapat, bahwa motivasi dalam suatu organisasi mencangkup dua kekuatan : internal dan eksternal.
 

Pengertian Motivasi

 

            Motivasi adalah keadaan dalam pribadi seseorang yang mendorong keinginan individu untuk melakukan kegiatan-kegiatan tertentu guna mencapai suatu tujuan. Jadi, motivasi bukanlah sesuatu yang dapat diamati tetapi adalah hal yang tampak. Tiap kegiatan yang dilakukan oleh seseorang didorong oleh sesuatu kekuatan dari dalam diri orang tersebut; kekuatan pendorong inilah yang disebut motivasi.

            Motivasi merupakan masalah kompleks dalam organisasi karena kebutuhan dan keinginan setiap anggota organisasi berbeda. Setiap anggota suatu organisasi adalah “unik” secara biologis maupun psikologis, dan berkembang atas dasar proses belajar yang berbeda pula. Motivasi bias ditimbulkan oleh factor internal atau eksternal. Tergantung dari mana suatu kegiatan dimulai. Motivasi internal berasal dari pribadi seseorang dan akan dijelaskan oleh hirarki kebutuhan Maslow dan motif berprestasi McClelland. Motivasi eksternal sebenarnya dibangun di atas motivasi internal dan adanya dalam organisasi sangat tergantung pada anggapan-anggapan dan teknik-teknik yang dipakai oleh pimpinan organisasi atau para manajer dalam memotivasi bawahannya.

 

Motivasi Internal

 

            Kebutuhan dan keinginan yang ada dalam diri seseorang akan menimbulkan motivasi internalnya. Kekuatan ini akan mempengaruhi pikirannya, yang selanjutnya akan mengarahkan perilaku orang tersebut. Begitu juga dalam organisasi, setiap individu akan mempunyai kebutuhan dan keinginan yang berbeda dan “unik”. Bebrapa teori yang ada mencoba mengindentifikasi motivasi-motivasi umum yang selalu ada dalam diri semua orang. Dengan memahami teori-teori tersebut, manajer dapat memotivasi bawahannya agar kegiatan mereka mencapai kepuasan yang diinginkannya dan juga menguntungkan pencapaian tujuan organisasi.

            Psikolog-psikolog menyetujui baha motivasi dapat dikelompokkan kedalam dua kelompok, yaitu :

a.    Motivasi Fisiologis, yang merupakan motivasi alamiah.

b.    Motivasi Psikologis, yang dapat dikelompokkan dalam tiga katagori dasar, yaitu :

·         Motivasi kasih saying (affectional motivation).

·         Motivasi mempertahankan diri (ego - defensive motivation).

·         Motivasi memperkuat diri (ego – bolstering motivation).

 

Motivasi Eksternal

 

            Teori motivasi eksternal tidak mengabaikan teori motivasi internal tetapi justru mengembangkannya. Teori motivasi eksternal menjelaskan kekuatan-kekuatan yang ada di dalam individu yang dipengaruhi factor-faktor intern yang dikendalikan oleh manajer. Seorang manajer dapat mempergunakan motivasi eksternal yang positif ataupun negative. Motivasi positif memberikan penghargaan untuk pelaksanaan kerja yang baik. Motivasi negative memperlakukan hukuman bila pelaksanaan kerja jelek.

 

Teori  X dan Teori Y Mc Gregor

 

            Teori motivasi yang menggabungkan motivasi internal dan ekksternal dikembangkan oleh Douglas McGregor. McGregor merumuskan perbedaan dua teori dasar mengenai perilaku manusia. Kedua teori itu disebutnya dengan nama teori X dan teori Y.

            Teori tradisional mengenai kehidupan organisasi bnyak diarahkan dan dikendalikan atas dasar teori X. Anggapan-anggapan mendasar teori X adalah :

1.    Rata-rata pekerja itu malas, tidak suka bekerja, dan akan menghindarinya bila dapat.

2.    Karena pada dasarnya pekerja tidak suka bekerja, maka harus dipaksa, dikendalikan, diperlakukan dengan hukuman, dan diarahkan untuk pencapaian tujuan organisasi.

3.    Rata-rata para pekerja lebih senang dibimbing, berusaha menghindari tanggung jawab, mempunyai ambisis yang kecil, keamanan dirinya di atas segala-segalanya.

            Menurut  teori Y, sebenarnya kodrat perilaku manusia tidak sesuai anggapan teori X. anggapan-anggapan teori Y adalah :

1.    Usaha phisik dan mental yang dilakukakan manusia dalam bekerja adalah kodrat manusia, sama halnya dengan bermain atau beristirahat.

2.    Rata-rata manusia bersedia belajar, dalam kondisi yang layak , tidak hanya meneriama tetapi mencari tanggung jawab.

3.    Ada kemampuan yang besar dalam kecerdikan. Kreativitas dan daya imajinasi untuk memecahkan masalah-masalah orgainisasi yang secara luas tersebar pada seluruh karyawan.

4.    Pengendalian ekstern dan hukuman bukan satu-satunya cara untuk mengarahkan usaha pencapaian tujuan organisasi.

5.    Keterikatan pada tujuan organisasi adalah fungsi penghargaan yang diterima karena prestasinya dalam pencapaian tujuan itu.

6.    Organisasi seharusnya memberikan kemungkinan orang untuk mewujudkan potensinya, dan tidak hanya digunakan sebagian.

Dasar utama teori Y adalah integrasi dan kerja sama. Perlu diingat, bahwa motivasi eksternal seharusnya cukup fleksibel untuk menyesuaikan diri dengan setiap keunikan orang dalam organisasi.

 

Pendekatan-Pendekatan Terhadap Motivasi & Pendekatan Hubungan Manusiawi Tradisional

 

            Motivasi dapat dipandang sebagai proses psikologis dasar yang terdiri atas berbagai kebutuhan, dorongan, dan tujuan. Pandangan tersebut terutama didasarkan atas tiga asumsi berikut ini :

1.    Personalia terutama dimotivasi secara ekonomis dan perasaan aman serta kondisi kerja yang layak.

2.    Pemenuhan ketiga hal itu akan mempunyai pengaruh positif pada semangat kerja mereka.

3.    Ada korelasi positif antara semangat kerja dan produktivitas.

Dengan tiga asumsi ini, masalah motivasional yang dihadapi manajemen relative mudah dipecahkan dan diselesaikan.

            Dalam kenyataannya, pendekatan hubungan manusiawi tradisional tidak sepenuhnya berjalan dalam praktek. Motivasi manusia adalah jauh lebih kompleks dan berbeda dariada pendekatan ekonomik, keamanan dan kondisi kerja yang disarankan.

 

Pendekatan Modern

 

            Pada permulaan tahun1960-an, pendekatan keperilakuan manajemen mulai mencari lebih seksama dasar-dasar teoritis baru dan berusaha untuk mengembangkan teknik-teknik motivasi baru. Teori Y McGregor yang disebut sebagai transisi ke pendekatan modern, dan selanjutnya dikemukakan konsep-konsep motivasi lainnya. Seperti hirarki kebutuhan Maslow, teori dua-fator Herzberg, teori penghargaan Vroom dan sebagainya.

 

Teori-teori Isi Motivasi Kerja

 

            Teori isi motivasi kerja bermaksud untuk menentukan apa yang memotivasi orang-orang dalam pekerjaan mereka. Untuk memahami apa yang memotivasi orang-orang untuk bekerja beriku ini akan dibahas tiga model isi utama, hirarki kebutuhan Maslow, teori motivasi berprestasi McClelland, dan teori dua-faktor Herzberg.

 

Teori Hirarki Kebutuhan Maslow

 

            Abraham Maslow, seorang psikolog, telah mengembangkan suatu teori  motivasi manusia yang sangat terkenal pada tahun 1943. Konsep teorinya menjelaskan suatu jirarki kebutuhan (hierarchy of needs) yang menunjukkan adanya lima tingkatan keinginan dan kebutuhan manusia. Lima kebutuhan dasar manusia menurut Maslow yaitu,

1.    Kebutuhan Fisiologis (physiological needs)

2.    Kebutuhan keamanan (safety needs)

3.    Kebutuhan social (social needs)

4.    Kebutuhan penghargaan (esteem needs)

5.    Kebutuhan aktualisasi diri (self-actualization needs)

Teori Maslow ini telah banyak digunakan sebagai dasar penelitian untuk menentukan bagaimana masing-masing tingkat kebutuhan itu berkaitan dengan perilaku seseorang.

 

Teori Motivasi Berprestasi McClelland

 

            Konsep penting teori motivasi laiinya yang didasarkan pada kekuatan yang ada di dalam diri manusia adalah motivasi prestasi (achievement motivation). Davis McClelland, melalui riset empiris, telah menemukan bahwa para usahawan, ilmuwan, dan ahli mempunyai tingkat motivasi prestasi di atas rata-rata. McClelland memusatkan perhatiannya pada tiga tingkat kebutuhan manusia yaitu : prestasi (need for achievement), afiliasi (need for affiliation) dan kekuasaan (need for power), karena ketiga kebutuhan ini telah terbukti merupakan unsure-unsur penting yang ikut menentukan prestasi pribadi dalam berbagai situasi kerja dan cara hidup. Teori McClelland ini sangat penting dalam memperlajari motivasi karena motivasi dapat di ajarkan untuk mencapai sukses kelompok atau organisasi.

 

Teori Motivasi Dua-Faktor Herzberg

 

            Frederick Herzberg dan kelompoknya, suatu tim dari “Psychological Service Pittsburgh, meperluas hasil karya Maslow dan mengembangkan suatu teori isi motivasi kerja khusus. Berdasarkan hasil penelitiannya ini, Herzbergh mengambil kesimpulan bahwa ada dua kelompok factor yang mempengaruhi motivasi kerja seseorang dalam organisasi, yaitu pemuas kerja (job satisfiers) yang berkaitan dengan isi pekerjaan dan penyebab ketidakpuasaan (job dissatisfiers) yang bersangkutan dengan suasana pekerjaan. “Satisfiers” disebut dengan istilah motivators dan “dissatisfiers” disebut factor-faktor higienis (hygiene factors). Menurut teori Herzbergh, seorang karyawan harus mempunyai pekerjaan yang lebih menantang, lebih banyak tuntutan kesempatan untuk menjadi ahli dan mengembangkan kemampuan agar dia dapat termotivasi. Jadi secara ringkas, penemuan penting penelitian Herzbergh dan kawan-kawannya adalah bahwa factor higienis (atau sering disebut juga factor ektrinsik) mempengaruhi ketidakpuasan kerja.

Hubungan antara Teori-teori Maslow, Herzbergh dan McGregor

Teori-teori Proses Motivasi Kerja

 

            Teori-teori proses, di lain pihak lebih bersangkut paut dengan pengidentifikasian variable-variabel yang menjadi motivasi dan bagaimana mereka berhubungan satu dengan yang lain.

 

Teori Pengharapan Vroom

 

            Orang pertama yang merumuskan teori pengharapan motivasi kerja adalah Victor Vroom dalam tahun 1964. Vroom mengemukakan teori pengharapannya sebagai suatu alternative terhadap mode;-model isi, yang dia rasa tidak memberikan penjelasan yang memadai tentang kekompleksan proses motivasi kerja.Konsep dorongan Vroom secara mendasar adalah ekuivalen dengan motivasi dan ditunjukkan dalam bentuk penjumlahan aljabar hasil perkalian nilai-nilai dan pengharapan-pengharapan.

            Teori Vroom hanya menunjukkan penentu-penentu (determinants) konsepsual motivasi dan bagaimana hal-hal tersebut berhubungan satu dengan yang lain; tetapi tidak memberikan saran-saran khusus tentang apa yang memotivasi manusia dalam organisasi. Model pengharapan adalah seperti analisis marjinal dlan ilmu ekonomi. Model pengharapan bermaksud hanya mencerminkan proses motivasional yang kompleks, tetapi tidak bermaksud untuk menggambarkan cara keputusan-keputusan motivasional secara nyata dibuat untuk memecahkan masalah-masalah motivasional nyata yang dihadapi seorang manajer.

 

Model Porter dan Lawler

 

            Model Porter dan Lawler merupakan model pengharapan yang mulai dengan pengertian bahwa motivasi (usaha atau dorongan) tidak sama dengan kepuasan dan/atau prestasi kerja. Jadi model Porter dan Lawler menunjukkan bahwa – berlawanan dengan pemikiran tradisional – prestasi kerja menyebabkan kepuasan.

Teori Keadilan Motivasi Kerja

 

            Teori keadilan merupakan suatu konsep tentang motivasi yang dihasilkan dari berbagai penelitian. Teori ini menyatakan bahwa masukkan utama ke dalam prestasi dan kepuasan kerja adalah derajat keadilan (atau ketidakadilan) yang diterima orang (karyawan) dalam situasi kerjanya. Dengan menggunakan terminology “orang” (setiap individu untuk siapa keadilan atau ketidakadilan ada) dan “orang lain” (setiap individu dengan siapa orang berada dalam suatu hubungan pertukaran yang relevan atau dengan siapa orang membandingkan dirinya), Adam mengatakan bahwa, “ketidakadilanmenimpa seseorang kapan saja dia menerima rasio hasilnya terhadap masukkan dan rasio hasil orang lain dengan masukkan orang lain adalah tidak sama”. Bila rasio yang diterima orang tidak sama dengan orang lain, dia akan berusaha untuk memperbaiki rasio agar diperoleh keadilan. Jadi, manajer perlu menyadari bahwa penghargaan sebagai motivasi kerja harus diberikan sesuai rasa adil para karyawan yang bersangkutan. 

DESAIN DAN STRUKTUR ORGANISASI FORMAL

            Pada bab-bab sebelumnya telah dibahas berbagai alasan mengapa orang-orang membentuk atau bergabung dengan suatu organisasi. Alasan pokoknya adalah untuk mencapai tujuan-tujuan secara bersama, di mana mereka tidak dapat mencapainya sendiri, atau lebih efektif bila dicapai bersama. Organisasi formal diibaratkan sebagai sebuah “kendaraan” untuk mencapai tempat tujuan secara bersama. Menurut para penulis teori organisasi klasik, organisasi formal adalah sistem kegiatan yang terkoordinasi dari sekelompok orang yang berkeja sama untuk mencapai tujuan di bawah kekuasaan dan kepemimpinan. Organisasi formal ini merupakan organisasi yang dengan sengaja direncanakan dan strukturnya secara tegas disusun. 

 

 DESAIN DAN STRUKTUR ORGANISASI FORMAL

 

             Struktur organisasi formal disusun adalah untuk membantu pencapaian tujuan organisasi dengan lebih efektif. Organisasi formal harus memiliki tujuan dan sasaran supaya tahu bagaimana menjalankan organisasi untuk mencapainya. Tujuan organisasi akan menentukan struktur organisasi organisasinya, yaitu dengan menentukan seluruh tugas pekerjaan, hubungan antar tugas, batas wewenang, dan tanggung jawab untuk menjalankan masing-masing tugas tersebut.

               Struktur organisasi formal mempunyai dua muka ; pertama model struktur, dimana kita dapat mempergunakan prinsip-prinsip teori organisasi , dan kedua dimensi-dimensi dasar struktur yang akan menentukan kegiatan-kegiatan dan hubungan-hubungan yang harus dilakukan dan tingkat spesialisasi yang dapat diberikan.

 

STRATEGI DAN STRUKTUR

 

            Hubungan erat antara strategi dan struktur organisasional pertama kali dijelaskan oleh Chandler dalam studinya pada beberapa perusahaan besar. Dia menyatakan bahwa “struktur mengikuti strategi”.

            Dalam pemilihan suatu strategi – dan struktur untuk mengiimplementasikan – para manajer harus mempertimbangkan pengaruh lingkungan eksternal terhadap organisasi. Hubungan antara strategi, struktur, dan lingkungan dapat dipandang dari dua perspektif utama. Dalam pandangan pertama, organisasi adalah reaktif terhadap lingkungan : proses perumusan strategi harus memperhatikan lingkungan dimana organisasi beroperasi pada saat sekarang dan akan beroperasi di waktu yang akan dating. Dalam pandangan kedua, organisasi proaktif karena proses perumusan strategi mencakup pemilihan lingkungan dimana organisasi akan beroperasi dalam jangka waktu yang lebih panjang.

            Strategi pada gilirannya akan mempengaruhi struktur organisasi dengan penjelasan sebagai berikut :

1. Strategi menetukan kegiatan-kegiatan organisasional, yang merupakan basis pokok bagi desain organisasi.
2. Strategi mempengaruhi pemilihan teknologi dan orang-orang yang tepat untuk pelaksanaan kegiatan-kegiatan tersebut,
3. Strategi menentukan lingkungan spesifik di mana organisasi akan beroperas ; ini juga akan mempengaruhi struktur.

          Keberadaan struktur dan strategi lama sangat mempengaruhi perumusan strategi dan desain struktur baru.

 

LINGKUNGAN EKSTERNAL DAN STRUKTUR

 

Terdapat tiga tipe lingkungan sebagai berikut :

1. Lingkungan stabil, yaitu lingkungan dengan sedikit atau tanpa perubahan yang tidak diperkirakan atau tiba-tiba.
2. Lingkungan berubah (changing environment), yaitu lingkungan dimana inovasi mungkin terjadi dalam setiap atau semua bidang – produk, pasar, hokum, teknologi.
3. Lingkungan bergejolak (turbulent environment). Bila para pesaing melempar produk baru dan tak terduga ke pasaran, hokum sering diganti, kemajuan teknologi merubah secara drastic desain produk dan metoda-metoda produksi, organisasi ada dalam lingkungan bergejolak.

Setelah melakukan study terhadap berbagai macam perusahaan, Burns dan Salter mengemukakan bahwa system mekanistik adalah paling sesuai untuk lingkungan stabil, sedangkan system organic adalah paling sesuai untuk lingkungan bergejolak.

      Sistem mekanistik berarti bahwa kegiatan-kegiatan organisasi diperinci menjadi tugas-tugas yang terpisah dan terspesialisasi. Berbagai sasaran dan wewenang untuk setiap individu dan sub unit ditentuka sepenuhnya oleh para manajer atas.

      Dalam system organic, individu-individu lebih cenderung bekerja dalam suatu kelompok daripada bekerja sendiri. Para anggota berkomunikasi dengan semua tingkatan organisasi untuk mendapatkan informasi dan saran.

            Istilah perbedaan (differentiation) berarti derajat variasi system nilai organisasi para manajer departemen fungsional yang berbeda. Intregasi berkaitan dengan derajat kerjasama para anggota berbagai departemen dalam suatu kesatuan yang terpadu.

TEKNOLOGI DAN STRUKTUR

          Menurut woodward, atas dasar haisl studinya, ada sejumlah hubungan antara proses teknologi dan struktur organisasi, yang dapat diuraikan sebagai berikut :

  1. Semakin kompleks teknologi semakin besar jumlah manajer dan tingkatan manajemen. Dengan     kata lain teknologi yang kompleks menyebabkan struktur organisasi berbentuk “tall” dan memerlukan derajat supervise dan koordinasi yang lebih besar.
  2.  Rentang menajemen para manajer lini pertama meningkat dalam produksi unit ke massa dan kemudian turun dari produksi massa ke proses.
  3. Semakin tinggi kompleksitas teknologi perusahaan, semakin besar jumlah staf administrative dan klerikal. Semakin besar jumlah para manajer dalam perusahaan yang kompleks secara tekhnologis memerlukan jasa-jasa pendukung.  
 
Proses Desain Organisasi

             Dalam teori, proses desain organisasi dapat mulai dari bawah ke atas (bottom up) atau dari atas ke bawah (top down). Dengan prosedur atas ke bawah, tujuan-tujuan organisasional umum diterjemahkan menjadi tujuan-tujuan khusus, sebagai sarana pencapaian hasil akhir yang diinginkan. Sedangkan dengan pendekatan bawah ke atas, proses-proses dasar organisasi akan ditetapkan terlebih dahulu dimana hal ini berarti merumuskan dan menetukan secara simultan teknologi inti yang digunakan.


              Meskipun secara teoritis dapat dijelaskan secara terpisah, kedua prosedur tersebut kenyataannya saling bergantung. Tujuan-tujuan umum harus ditetapkan bahkan sebelum proses dasar ditentukan dan teknologi inti dipilih. manajer lebih sering dihadapkan dengan situasi-situasi dimana semua atau banyak aspek struktur telah ditetapkan, sehingga istilah perancangan kembali (redesign) lebih tepat dibanding desain organisasi. Usaha-usaha perancangan kembali biasanya hanya menyangkut beberapa bagian struktur, seperti suatu departemen dipindahkan dari wakil direktur ke lain, kelompok-kelompok diatur kembali, prosedur-prosedur pelaporan dimodifikasi dan sebagainya.

Pendekatan Kontingensi dalam Desain Organisasi

              Banyak teoritisi manajemen dan manajer praktek yang menyatakan keraguannya tentang suatu cara yang ideal untuk merancang organisasi. Struktur yang paling cocok bagi organisasi sangat tergantung pada keadaan-keadaan tertentu organisasi pada waktu tertentu. Jadi menurut pendekatan kontingensi (contingency approach), tugas manajer dalam desain organisasi adalah menetapkan suatu "kesesuaian" efektif antar struktur organisasi dan variabel-variabel tersebut.

 

MODEL-MODEL STRUKTUR ORGANISASI

 

            Struktur dalam kenyataannya tidak sesuai dengan kondisi teknologi dan lingkungan tidak dapat berjalan baik diatas kertas, bila tidak dalam praktek mungkin karena orang-orang menciptakan suatu pekerjaan-pekerjaan sendiri yang tidak sejalan dengan rancangan struktur yang ada. Jadi jelas, tujuan para manajer adalah menciptakan suatu struktur ysng memenuhi baik “tuntutan” lingkungan maupun membuatnya sesuai dengan kemampuan, kebutuhan, dan keinginan para anggota organisasi.

            Berikut ini adalah tiga model struktur organisasi yang dikenal : model tradisional, model hubungan manusiawi, dan model sumber daya manusia.

 

Model Tradisional

 

Bentuk umum model struktur tradisional secara esensial adalah pyramid. Masing-masing tingkatan hirarkis menggambarkan segmen struktur (satuan kerja, departemen, divisi, bagian dan sebagainya) dan hubungan-hubungan pekerjaan atasan – bawahan.

Bentuk umum struktur organisasi tradisional ini akan berbeda untuk jenis operasi perusahaan yang berbeda pula. Struktur tradisional dirancang terutama untuk lingkungan uang stabil dan perubahan-perubahan yang terjadi didalamnya dapat diperkirakan. Organisasi-organisasi seperti ini efisien atau tidak tergantung paling tidak pada dua factor :

1.    Jumlah energi organisasional total yang diperlukan untuk menjaga struktur dalam menghadapi tekanan-tekanan internal dan eksternal

2.    Derajat penggunaan kemampuan berbagai sumber daya oleh struktur yang mencangkup kemampuan semua anggotanya.

 

Model Hubungan Manusiawi

 

            Model hubungan manusiawi tidak mengalami perubahan mendasar dalam struktur formalnya dibandingakn model tradisioanal. Anggapan tentang kemampuan manusia tidaklah jauh berbeda dari model tradisional karena itu dalam model hubungan manusiawi juga diterima konsep spesialisasi, rutinitas, dan pemisahan perencanaan dari pelaksanaan sebagai karakteristik utama organisasi yang efektif.

            Walaupun model hubungan manusiawi mengungkapkan ketidaksempurnaan itu tetapi struktur hubungan manusiawi tidak menyarankan struktur formalnya dimodifikasi. Model ini lebih meng”usul”kan bermacam-macam penyesuaian, teknik-teknik dan perilaku-perilaku structural “off-line”.

            Pertama, dan yang paling penting, model hubungan manusiawi “mempersilahkan” para manajer untuk mempergunakan kemampuan kepemimipinannya untuk mengurangi friksi-friksi di antara orang-orang dan jabatan-jabatan mereka dalam organisasi, serta mengembangkan hubungan kerjasama yang baik antar para anggota organisasi yang bertanggung jawab kepadanya.

            Kedua, pendekatan hubungan manusiawi menyarakan maanjer memanfaatkan organisasi informal dalam departemennya – yang menunjukkan bahwa ia memberikan tanggapan kooperatif dan bukannya malah menentang.

            Ketiga, pendekatan hubungan manusiawi ditunjukkan dengan sejumlah teknik atau program yang biasanya di bawah yurisdiksi atau kewenangan departemen personalia, yang dirancang untuk melayani kebutuhan-kebutuhan seluruh anggota organisasi.

            Secara ringkas inti dari konsep hubungan manusiawi tidak berurusan langsung dengan struktur organisasi. Struktur diterima sebagai sesuatu pemberian yang sudah tertentu – suatu lingkungan dimana di dalamnya Nampak sikap dan perilaku antar pribadi. Teori hubungan manusiawi terutama lebih dimaksudkan sebagai usaha penyediaan sejumlah teknik dan mekanisme bagi manajer, yang akan membantu mereka dan para bawahannya untuk menyesuaikan diri dengan batasan-batasan struktur yang ada daripada hanya sekedar menyediakan prinsip-prinsip untuk mengarahkan perancangan struktur itu sendiri.

 

Modal Sumber Daya Manusia

 

            Imlikasi model sumber daya manusia pada struktur organisasi, walaupun abstark adalah jelas. Model ini berpendapat bahwa pada hakekatnya manusia mempunyai kemampuan untuk empelajari pengarahan dan pengendalian diri lebih kreatif daripada pekerjaan mereka sekarang, dan bahwa tugas manajer adalah menciptakan suatu lingkungan di mana mereka dapat meningkatkan sumbangan kapasitasnya pada organisasi. Jadi, implikasi utama adalah bahwa menejem harus merancang suatu struktur yang berlawanan dengan hiraki tradisioanal.

 

Dimensi-Dimensi Dasar Struktur Organisasi

Pembagian Kerja
Desain organisasi secara esensial menyangkut penyusunan suatu organisasi (perusahan) untuk mencapai efektivitas optimum. Oleh karena itu, para anggota organisasi dihadapkan pada dua perhatian pokok: (1) pembagian kerja yang dilaksanakan, dan (2) penentuan basis yang tepat untuk pengelompokan kegiatan-kegiatan agar menghasilkan satuan-satuan kerja yang efisien dan menguntungkan bagi organisasi secara keseluruhan.
Secara ringkas dapat dinyatakan bahwa pembagian kerja akan mempengaruhi tingakat prestasi organisasi melalui minimisasi ketergantungan apada individu-individu tertentu atau ketrampilan-ketrampilan khusus, dan gerakan-gerakan atau perpindahan yang percuma komponen-komponen pekerjaan besar.
Berbagai Fungsi yang Melekat pada Struktur Organisasi
Kegiatan-kegiatan dan hubungan-hubungan sebagai fungsi-fungsi struktural yang terjadi secara garis besar dapat diperinci sebagai berikut:
Wewenang, arti wewenang (authority) adalah hak melakukan suatu atau memerintah orang lain untuk melakukan sesuatu. Wenang merupakan kunci jabatan manajerial.
Kekuasaan, arti kekuasaan (power) sering dicampur adukkan dengan wewenang. Walaupun kekuasaan dan wewenang sering ditemui bersama, tetapi keduanya berbeda.
Tanggung jawab, arti tanggung jawab (responsibility) adalah kewajiban untuk melakukan sesuatu. Dalam organisasi, tanggung jawab adalah kewajiban seseorang untuk melaksanakan tugas atau fungsi organisasi.
Akuntabilitasi. tidakseperti tanggung jawab, akuntabilitasi (accountability) adalah faktor di luar individu dan perasaan pribadinya.
Hubungan lini dan staf. Masih berhubungan dengan konsep wewenang dikenal apa yang disebut hubungan lini dan staf. Keduanya ini merupakan pendekatan yang berbeda untuk menentukan deskripsi wewenang dalam organisasi.
Rentang kendali. Rentang kendali atau pengawasan (span of control) adalah berapa orang jumlah bawahan yang dapat dikendalikan secara efektif oleh seorang manajer atau atasan.
Struktur flat dan tall. Dalam analisis organisasi, istilah flat (datar) dan tall (tinggi) digunakan untuk menggambarkan pola menyeluruh rentang kendali dan tingkatan manajemen.
Sentaralisasi dan desentralisasi. Bila wewenang didelegasikan atau di limpahkan meluas dalam suatu organisasi, desentralisasi wewenang terjadi. Sebaliknya dalam organisasi di mana wewenang dipegang atau dipusatkan pada seseorang atau beberapa orang, kondisi sentralisasi wewenang tampak.
Rantau wewenang skalar. Karena keseluruhan kegiatan organisasi dibagi-bagi dan dikelompokkan atas dasar fungsi, produk,wilayah dan sebagainya, dan karena adanya saling ketergantungan diantaranya, maka kegiatan-kegiatan tersebut harus diintegrasikan.
Kesatuan perintah. Satu aspek dasar struktur organisasi lainnya (implisit dalam rantai skalar) adalah “satu orang,satu atasan”. Ini berarti bahwa seorang bawahan hendaknya hanya menerima instruksi dari sumber tunggal.
Departementasi
Departementasi atau departementalisasi bersangkutan dengan proses penetuan cara pengelompokan kegiatan-kegiatan organisasi. Departementasi mencerminkan organisasi horizontal pada setiap tingkatan hirarki, dan berhubungan erat dengan prinsip spesialisasi klasik. Departementasi yang lebih khusus,secara ringkas dapat dijelaskan sebagai berikut:
1. Waktu dapat dibagi menjadi shift pertama, shift kedua, dan shift ketiga.
2. Pelayanan (service) yang mungkin mencerminakan kelas pertama, kelas kedua, dan kelas turis dalam suatu kapal pesiar.
3. Langganan dapat terdiri dari departemen penjualan industri, pedagang eceran, pemerintah, militer dan konsumen akhir.
4. Peralatan dapat diperinci, misal di dalam kelompok produksi, menjadi departemen pemotongan, perkaitan dan pembungkusan.
5. Urutan angka (alpha numerical) dapat digunakan dalam pelayanan telephone dimana nomor 0000-5000 ditempatkan dalam satu departemen dan nomor-nomor 5001-9999 dalam departemen lain.

Desain Struktural Modern

Organisasi Proyek
Oraganisasi-organisasi proyek semakin banyak digunakan dalam industri-industri dengan teknologi tinggi ynag memerlukan perhatian besar terhadap perencanaan, penelitian, dan pengembangan serta koordinasi. Bnetuk organisasi proyek umum dipakai dalam industri ruang angkasa dan juga menjadi semakin luas digunakan dalam organisasi-organisasi bisnis, pemerintahan.
Berbagai Tipe Struktur Proyek
Ada beberapa macam bnetuk struktur proyek. Bentuk pertama adalah organisasi proyek individual. Tipe kedua adalah organisasi proyek staf. Variasi ketiga adalah organisasi proyek “Intermix”. Tipe keempat disebut organisasi proyek agregat.
Organisasi Matriks
Bila struktur proyek dilapiskan di atas struktur fungsional, hasilnya adalah sebuah matriks. Kadang-kadang organisasi matriks (matrix organization) dianggap sebagai suatu bentuk organisasi proyek plus organisasi fungsional dan nama-namanya digunakan dengan saling dapat dipertukarkan.
Organisasi matriks sangat terkenal dalam industri ruang angkasa dan organisasi-organisasi yang memerlukan kooedinasi karena banyaknya hubungan-hubungan yang terjadi atau yang memerlukan prestasi teknis tinggi. Bentu organisasi matriks ini akan sangat bermanfaat bila:
1. Kegiatan mempunyai waktu penyelesaian yang terbatas dan skedul waktu harus ditepati.
2. Pengendalian biaya merupakan faktor kritis.
3. Banyak ketrampilan atau keahlian khusus ynag membutuhkan koordinasi bagi penyelesaian proyek.
4. Kegiatan-kegiatan yang dilakukan banyak yang baru dan belum dikenal para anggota tim proyek.
Organisasi Bentuk Bebas
Tipe organisasi yang berhubungan erat dengan model-model proyek dan matriks adalah struktur organisasi modern bentuk bebas (free-form organization). Kadang-kadang disebut naturalistik atau organik. Ada dua karakteristik umum tipe organisasi ini: pertama, organisasi bentu bebas mengunakan secara ektensif sistem informasi yang dikomputerisasikan. Kedua, organisasi bentuk bebas biasanya beranggotakan dan dikelola oleh para manajer muda dan dinamis yang berani mengambil resiko yang telah diperhitungkan.

SOSKIL

1. Bagaimana kiat -kiat belajar diperguruan tinggi ?
Menurut saya kita harus bisa bawa diri kita di dunia perguruan tinggi atau dunia kuliah.
Contohnya seperti ini :
• bisa menggunakan waktu secara efisien
• lebih bertanggung jawab pada diri sendiri
• kita harus aktif dalam segala hal yang berpositif
• mendengarkan apa yang dijelaskan oleh dosen
• berani bertanya pada dosen/teman jika ada yang belum dimengerti
• mengikuti jadwal kuliah secara teratur
• berinisiatif untuk mencari pengetahuan yang lebih dalam
• harus lebih giat membaca
• belajar dengan sungguh-sungguh
• tidak menyepelekan yang bersangkutan dengan perkuliahan

2. Apa makna kata "SUKSES" menurut anda ?
Sukses adalah dambaan setiap orang. Tidak ada satu orangpun yang menginginkan kegagalan dalam hidupnya. Untuk mencapai prestasi kesuksesan dalam hidup Anda yang terlebih dahulu Anda punyai adalah tujuan hidup (goal setting).
Menurut saya sukses adalah kuberah hasilan dalam hidup saya yang saya jalanin dan sampai pada tuuan ahkir atau sampia pada titik puncak tujuan suksesan yang saya inginkan.

3. Apa yang anda lakukan setelah lulus nanti ?
Saya aja mencari tujuan di dalam suatu bidang akan saya jalanin ke hidupan saya hangga saya berhasi mencapai ke titik tujuan akhir keberhasilan saya.

4. Apa yang dimaksud dengan menjadi "Sarjana Membumi" ?
Bagi saya sarjana membumi itu adalah seorang lulusan universitas yang dapat bermanfaat untuk orang bayak